ついつい延びてしまう打ち合わせを「1時間」でピシッと終わらせる魔法の一言

なるほどね。確かにトラブルがあったり、じっくり深掘りすべき時もあるけれど、原則は1時間枠で考えるのがベストだと私は思っています。お互いの集中力も切れてしまいますからね。実は、「絶対に1時間で終わらせる方法」という明確なテクニックがあるんです。

すごくシンプルですよ。まず、打ち合わせの冒頭でこう聞くんです。

「今日、この後のお時間は大丈夫ですか？（何時までお時間いただけますか？）」と。

そう。もし「全然大丈夫ですよ」と言われたら、すかさずこう続けます。

「ありがとうございます。では、基本的には1時間で、〇時までには終わる段取りで進めますね。それ以上お時間は取らせないようにしますので、よろしくお願いします」と。

これをやるだけで全然違います。

もし途中で話が長くなりそうになっても、「今日は〇時までとお約束していますので、ここからは少しスピーディーに進めていきますね」と自然に切り替えられる。

大事なのは、こちらが一方的に時間を区切るのではなく、「相手の時間を尊重するために確認する」というスタンスです。これなら嫌味にならないし、むしろ誠実な印象を与えますよね。

確かに、「お時間を取らせないようにします」と言われると、お客さまも安心しますね。

それともう一つ。項目が多い時は、事前に「アジェンダ（今日話す内容）」を共有しておくのも大事。 「今日は盛りだくさんなので、確認したい項目を先にこちらにまとめておきました」と渡しておけば、お互いに進捗が可視化されます。 「30分経ったのにまだ1項目目だ、ピッチを上げよう」と、相手も協力してくれるようになります。

実はね、打ち合わせを短く、かつ濃密に終わらせると、相手にすごく喜ばれるんです。 ダラダラ長引くと、お互いに「次のアポが重いな…」と感じてしまいますから。

私は理想を言えば、「雑談15分、本題30分」の計45分で終わらせるのがベストだと思っています。その分、事前の準備は欠かせませんが、短時間でビシッと決まる打ち合わせの方が、プロとしての信頼感も高まりますよ。